6 Perkara Yang Dilakukan Orang Yang Paling Beratur Setiap HariKredit: Gregor SchusterHidup anda sibuk. Keseimbangan kerja / kehidupan adalah satu cabaran. Anda berasa seperti anda menyebarkan diri anda sehingga kurus sehingga anda mula hilang.
Sebilangan besar daripada kita merasa seperti itu. Tetapi bukan kita semua. Orang yang paling teratur tidak & apos; t.
Sebagai pengarang terlaris NYT dan ahli sains saraf Daniel J. Levitin menerangkan, VIP yang ditemui tidak kelihatan berselerak dan panik.
Mereka tenang, sejuk dan 'pada masa ini', tidak menyulap sembilan perkara dan bimbang akan dilakukan pada pukul 7 malam.
Tidak sukar untuk mengetahui sebabnya: mereka mempunyai pertolongan - pembantu dan pembantu untuk mengurus perkara-perkara ini supaya VIP dapat 'pada masa ini.'
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Sepanjang kerja saya sebagai penyelidik saintifik, saya berkesempatan bertemu gabenor, anggota kabinet, selebriti muzik, dan ketua syarikat Fortune 500. Kemahiran dan pencapaian mereka berbeza-beza, tetapi sebagai satu kumpulan, satu perkara sangat berterusan. Saya telah berulang kali terpukau dengan betapa membebaskannya bagi mereka untuk tidak perlu risau sama ada tempat lain yang mereka perlukan, atau orang lain yang perlu mereka ajak bicara. Mereka meluangkan masa, membuat hubungan mata, bersantai, dan benar-benar ada dengan siapa sahaja yang mereka bercakap. Mereka tidak perlu bimbang jika ada orang yang lebih penting yang harus mereka bicarakan pada masa itu kerana kakitangan mereka - penapis perhatian luaran mereka - telah menentukan untuk mereka bahawa ini adalah cara terbaik yang harus mereka gunakan masa mereka.
Pasti baik kerana anda dan saya harus melakukan banyak tugas dan mengurangkan perkara untuk mencuba dan menyelesaikan semuanya, menekankan sepanjang masa.
Tetapi inilah masalahnya: Anda juga boleh menjadi seperti itu. Dan ia tidak memerlukan kakitangan seramai 10 orang.
Jadi siapa pembantu anda? Awak. Lalu siapa VIP? Awak. (Ya, saya secara aktif mendorong anda untuk mengembangkan keperibadian yang terpisah.)
Dengan perancangan yang mencukupi lebih awal, anda dapat memastikan anda tenang dan teratur seperti Presiden Amerika Syarikat.
(Untuk lebih lanjut mengenai perkara yang dilakukan oleh orang yang paling produktif, klik di sini .)
Kita hanya perlu menyediakan beberapa sistem terlebih dahulu. Apa langkah pertama?
Catatan berkaitan: 6 Perkara Yang Dilakukan Orang Paling Produktif Setiap Hari
1) Otak VIP Kosong Dan Itu Perkara Baik.
Presiden Amerika Syarikat tidak berusaha keras untuk mengingati senarai tugasnya.
Dia telah menyerahkan kepada stafnya semua perkara yang akan datang sehingga dia dapat memberi tumpuan 100% pada apa yang ada di hadapannya.
Tidak, anda tidak mempunyai sekumpulan pembantu tetapi masih ada prinsip utama yang boleh anda gunakan: Keluarkan dari kepala anda.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Alihkan beban pengorganisasian dari otak kita ke dunia luaran ... Menulisnya akan mengeluarkannya dari kepala anda, membersihkan otak anda dari kekacauan yang mengganggu kerana dapat memusatkan perhatian pada perkara yang ingin anda fokuskan.
Semua perkara yang anda bimbangkan, setiap perkara yang harus dilakukan, setiap kebimbangan akan ditulis di satu tempat.
Satu. Tidak tersebar di notepad di rumah, iPad anda di pejabat, peti masuk e-mel anda, nota melekat pada monitor anda, dan memori anda yang tidak boleh dipercayai.
Penyerakan itu membuat anda tertanya-tanya jika anda terlupa sesuatu - dan penyelidikan menunjukkannya menghasilkan kegelisahan .
Oleh itu, keluarkan dari kepala anda dan dalam satu senarai. Selepas itu, Selesaikan Perkara kata pengarang David Allen pecah menjadi 4 kategori:
- Lakukannya
- Wakilkannya
- Tangguhkannya
- Jatuhkannya
Setelah anda mempunyai 4 senarai tersebut, anda akan mengetahui apa yang sebenarnya perlu anda lakukan dan semuanya ada di satu tempat. Hanya mempunyai senarai itu adalah langkah besar menuju VIP.
Mengapa ini berfungsi? Terdapat beberapa ilmu saraf di belakangnya. Menulis perkara menyahaktifkan 'gelung latihan.'
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Apabila kita mempunyai sesuatu di dalam fikiran kita yang penting - terutamanya item Yang Perlu Dilakukan - kita takut kita akan melupakannya, jadi otak kita melatihnya, melemparkannya di sekeliling dan di dalam sesuatu yang sebenarnya disebut oleh psikologi kognitif sebagai gelung latihan, rangkaian kawasan otak yang mengikat korteks frontal tepat di belakang bola mata anda dan hipokampus di tengah otak anda ... Masalahnya ialah ia berfungsi dengan baik, menyimpan item dalam latihan sehingga kami mengatasinya. Menulisnya memberikan izin tersirat dan eksplisit untuk gelaran latihan untuk membiarkan mereka pergi, untuk melonggarkan rangkaian sarafnya sehingga kita dapat fokus pada sesuatu yang lain.
Penyelidikan menunjukkan bahawa apabila anda meninggalkan perkara yang belum selesai dan bimbang, sebenarnya menjadikan anda bodoh . Penyelesaian? Tulis semuanya .
(Untuk lebih lanjut mengenai bagaimana genius sejarah yang hebat memanfaatkan buku nota, klik di sini .)
Oleh itu, anda mempunyai semua perkara yang perlu dilakukan dari otak anda dan berada dalam senarai. Anda tahu apa yang boleh didelegasikan, ditangguhkan dan digugurkan - dan apa yang sebenarnya perlu anda lakukan.
Sekarang bagaimana anda melalui hari ini seperti VIP yang tenang?
2) 'En. Presiden, Mesyuarat Seterusnya Anda Akan Bermula
Presiden Amerika Syarikat tidak memerhatikan jam tangannya. Dia dijadualkan hingga minit dan pembantu memberitahunya bila sudah tiba masanya.
Anda mungkin tidak mempunyai pembantu tetapi telefon pintar mana pun mempunyai penggera dan peringatan.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Pengurusan masa juga memerlukan penstrukturan masa depan anda dengan peringatan. Maksudnya, salah satu rahsia untuk menguruskan masa pada masa sekarang adalah dengan menjangkakan keperluan masa depan agar anda tidak terburu-buru dan bermain mengejar masa.
Ironinya, telefon anda mungkin mengganggu anda dengan teks, e-mel dan kemas kini status yang tidak penting - tetapi bukan mengenai keutamaan utama untuk hari anda.
Sebilangan kecil daripada kita mempunyai kalendar kita yang tersusun lebih awal sehingga kita dapat membiarkannya menentukan semua tindakan kita dari semasa ke semasa.
Apa kuncinya? Penggera tidak berfungsi dengan senarai perkara yang harus dilakukan.
Sebagai Cal Newport mengesyorkan, tetapkan setiap perkara yang perlu dilakukan pada kalendar anda. Kemudian anda dapat mengukur berapa banyak yang sebenarnya dapat anda lakukan:
Penjadualan memaksa anda untuk menghadapi kenyataan berapa banyak masa yang anda miliki dan berapa lama masa yang diperlukan. Setelah anda melihat keseluruhan gambar, anda dapat memperoleh sesuatu yang produktif dari setiap jam percuma yang anda ada pada hari kerja anda. Anda bukan sahaja dapat mengerjakan lebih banyak kerja tetapi anda dapat meletakkan pekerjaan ke tempat-tempat di mana anda dapat melakukannya dengan terbaik.
Anda kurang cenderung menunda-nunda apabila suatu aktiviti mempunyai sekatan waktu yang ditentukan, kerana keputusannya sudah dibuat.
Dan setelah mempunyai sekatan masa, anda boleh menjadi VIP. Penggera membolehkan minda anda tenang mengetahui anda akan diingatkan mengenai perkara seterusnya.
(Untuk maklumat lanjut mengenai jadual yang berjaya diikuti setiap hari, klik di sini .)
Saya tahu apa yang anda fikirkan: Tetapi saya terganggu. Saya terganggu.
Tetapi ada cara untuk menangani gangguan - walaupun anda tidak mempunyai perincian Perkhidmatan Rahsia untuk menjauhkan orang dari pejabat anda.
3) Sediakan Penapis
Setiap pagi Presiden mendapat dokumen rahsia dengan semua yang perlu dia ketahui dari agensi di bawahnya.
Apa kunci yang terdapat dalam dokumen itu, apa yang tidak mengandungi dokumen itu: 50 kemas kini status, 100 tweet, 10 gambar kucing dan 1000 e-mel yang tidak penting.
Dia boleh fokus pada perkara yang penting kerana dia tidak terganggu oleh apa yang tidak. Sementara itu, anda mungkin merasa terharu dengan maklumat.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Hari ini, penapis perhatian kita dengan mudah terbeban. Orang yang berjaya - atau orang yang mampu - mempekerjakan lapisan orang yang tugasnya adalah untuk menyekat penapis perhatian. Maksudnya, ketua korporat, pemimpin politik, bintang filem yang manja, dan lain-lain yang masa dan perhatiannya sangat berharga mempunyai kakitangan orang di sekitar mereka yang secara efektif memperluas otak mereka sendiri, mereplikasi dan menyempurnakan fungsi saringan perhatian korteks prefrontal.
'Saya mempunyai maklumat yang berlebihan!', Anda menjerit. Tetapi sebagai teknologi berwawasan Clay Shirky berkata, Ini bukan maklumat yang berlebihan; kegagalan penapisnya. '
Perhatian anda terhad dan berharga. Anda kurang memerlukan maklumat. Anda memerlukan penapis yang baik.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Otak kita mempunyai kemampuan untuk memproses maklumat yang kita ambil, tetapi dengan kosnya: Kita mungkin menghadapi masalah untuk memisahkan perkara yang remeh dari yang penting, dan semua pemprosesan maklumat ini membuat kita letih. Neuron adalah sel hidup dengan metabolisme; mereka memerlukan oksigen dan glukosa untuk bertahan dan ketika mereka telah bekerja keras, kita mengalami keletihan ...
Penyelesaian berteknologi rendah yang baik adalah bersembunyi untuk sebahagian hari . Saya serius seperti serangan jantung. Pergi ke tempat orang tidak dapat menghubungi anda dan selesaikan pekerjaan anda.
Itu bukan pilihan untuk semua orang. Saya faham. Tiada masalah. Tetapi orang yang merasakan teknologi telah menjadikan mereka terlalu banyak maklumat dengan salah menggunakannya.
Gunakan teknologi seperti DVR untuk mengalihkan masa komunikasi anda. Orang harus menghubungi anda apabila anda mahu, bukan ketika mereka mahu.
Tangani semua komunikasi yang ditentukan ' kumpulan ': masa yang ditetapkan semasa anda memeriksa e-mel, mel suara, dll.
Sebilangan orang berkata, 'Saya tidak boleh melakukannya.' Tetapi anda mungkin dapat melakukannya lebih dari yang anda fikirkan, terutama pada awal dan akhir hari.
Mungkin atasan anda mahu anda responsif secara konyol. Baik. Sediakan penapis e-mel supaya hanya e-mel bos yang dapat melalui.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
... anda boleh menyediakan penapis e-mel di kebanyakan program dan telefon e-mel, menetapkan orang tertentu yang e-mel anda ingin sampaikan kepada anda dengan segera, sementara e-mel lain hanya terkumpul di peti masuk anda sehingga anda mempunyai masa untuk menghadapinya. Dan bagi orang-orang yang benar-benar tidak dapat menjauhkan diri dari e-mel, satu lagi tipu daya yang berkesan adalah dengan membuat akaun e-mel peribadi khas dan memberikan alamat itu hanya kepada beberapa orang yang perlu menghubungi anda dengan segera, dan periksa akaun anda yang lain hanya pada waktu yang ditentukan.
(Untuk lebih lanjut mengenai cara mencapai keseimbangan kerja / kehidupan, klik di sini .)
Oleh itu, anda telah mendapat peringatan dan penapis dan anda tidak akan risau lagi.
Tetapi ketika anda duduk untuk bekerja anda menyedari masih banyak yang perlu dilakukan. Bagaimana anda boleh bertenang ketika ada banyak keputusan yang harus dibuat?
Catatan berkaitan: 8 Perkara yang Sama-sama Orang Paling Berjaya di Dunia
4) Kekuatan Luar Biasa 'Cukup Baik'
Presiden tidak membuat keputusan kecil. Beribu-ribu orang yang bekerja di bawahnya mengendalikan mereka sehingga hanya perkara besar yang memenuhi agenda.
Tetapi memandangkan anda tidak mempunyai ribuan orang yang bekerja di bawah anda (atau mungkin ada untuk perkara itu) anda mengendalikan setiap keputusan, perniagaan dan peribadi.
Seperti yang saya katakan sebelumnya, ' Anda boleh melakukan apa sahaja setelah berhenti berusaha melakukan semuanya. 'Jadilah penyempurnaan tentang semuanya dan anda akan mengalami gangguan saraf.
Simpan anda kuasa membuat keputusan terhad untuk perkara yang penting. Semua yang lain mesti 'memuaskan.'
Apa yang memuaskan? Ini seni dengan cepat memilih pilihan yang 'cukup baik.' Dan penyelidikan menunjukkan jalan menuju produktiviti - dan kebahagiaan .
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Penyelidikan terbaru dalam psikologi sosial menunjukkan bahawa orang yang bahagia bukanlah orang yang mempunyai lebih banyak; sebaliknya, mereka adalah orang yang senang dengan apa yang sudah mereka miliki. Orang yang gembira terlibat dalam memuaskan sepanjang masa, walaupun mereka tidak mengetahuinya. Warren Buffett dapat dilihat sebagai berpelukan yang memuaskan— salah satu lelaki terkaya di dunia, dia tinggal di Omaha, satu blok dari jalan raya, di rumah sederhana yang dia tinggali selama lima puluh tahun… Tetapi Buffett tidak memuaskan dengan strategi pelaburannya; memuaskan adalah alat untuk tidak membuang masa pada perkara yang bukan menjadi keutamaan anda. Untuk usaha keutamaan tinggi anda, usaha mencapai kecemerlangan kuno tetap menjadi strategi yang tepat.
Adakah keputusan ini akan menyebabkan anda kehilangan pekerjaan? Tidak? Kemudian pilih penyelesaian 'cukup baik' dan fokus pada perkara yang paling penting.
(Untuk lebih lanjut mengenai apa yang dimiliki oleh orang yang paling berjaya, klik di sini .)
Keutamaan atasan anda berubah pada tengah hari. Lebih banyak barang terus ditambahkan ke senarai anda. Bagaimana ini tidak dapat memasukkan kunci monyet ke dalam rancangan yang baik?
5) 'En. Presiden, Ada Perubahan… '
Apabila ada perubahan untuk Panglima Besar, dia beralih dengan lancar kerana pembantunya telah menyemak semula rancangan hari itu. Oleh itu, dia tetap tenang.
Anda juga boleh tetap tenang, tetapi memerlukan sedikit usaha lagi. Perkara baru akan masuk, keutamaan akan berubah dan anda perlu memproses dan menyesuaikan diri.
Sentiasa menyediakan buku nota anda untuk menangkap idea baru dan perkara yang perlu dilakukan.
Dan sepanjang hari anda memerlukan detik-detik percobaan dan 'penyusunan aktif' di mana anda menyusun semula senarai dari pembuangan otak besar anda.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
'Otak anda perlu terlibat secara konsisten dengan semua komitmen dan aktiviti anda,' kata Allen. 'Anda mesti yakin bahawa anda melakukan apa yang perlu anda lakukan, dan tidak apa-apa untuk tidak melakukan apa yang anda tidak lakukan. Sekiranya ada di fikiran anda, maka fikiran anda tidak jelas. Apa sahaja yang anda anggap belum selesai dengan cara apa pun mesti disimpan dalam sistem yang dipercayai di luar fikiran anda ... 'Sistem yang dipercayai itu adalah menuliskannya.
Setelah anda mengemas kini senarai anda, gunakan Matrik Eisenhower .
Apabila anda mengetahui kategori mana yang sesuai, anda boleh menyerang senarai dengan cara yang diutamakan.
(Untuk lebih lanjut mengenai bagaimana Navy SEAL, Astronot dan Samurai membuat keputusan yang baik, klik di sini .)
Baiklah, anda menguasai jadual anda, fikiran anda kosong dan anda sudah bersedia untuk fokus ... Sekarang apa?
Catatan berkaitan: Cara Mencapai Keseimbangan Kerja-Kehidupan Dalam 5 Langkah
6) Mempunyai 'Bilik Perang'
Pernah melihat gambar meja Presiden? Adakah ia mempunyai timbunan kertas dan 1000 pasca-rawak? Tidak.
Penyelidikan menunjukkan sebuah meja yang kelihatan seperti bencana alam merosakkan keupayaan anda untuk menumpukan perhatian .
Anda tidak perlu bersikap aneh tetapi apabila tiba masanya anda berhenti merancang dan menjadi VIP, mempunyai kawasan kerja yang berasingan yang dirancang untuk fokus.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Salah satu cara untuk memanfaatkan gaya penyimpanan memori semula jadi hippocampus adalah dengan membuat ruang kerja yang berbeza untuk pelbagai jenis pekerjaan yang kita lakukan. Tetapi kami menggunakan skrin komputer yang sama untuk menyeimbangkan buku cek kami, menanggapi e-mel dari bos kami, membuat pembelian dalam talian, menonton video kucing bermain piano, menyimpan foto orang yang kami sayangi, mendengar muzik kegemaran kami, membayar bil, dan membaca berita harian. Tidak hairanlah kita tidak dapat mengingat semuanya - otak tidak dirancang untuk mempunyai begitu banyak maklumat di satu tempat ... Pakar neurologi dan penulis Oliver Sacks melangkah lebih jauh: Sekiranya anda mengusahakan dua projek yang berasingan, dedikasikan satu meja atau meja atau bahagian rumah untuk masing-masing. Hanya melangkah ke ruang yang berbeza tekan butang reset di otak anda dan memungkinkan untuk berfikir lebih produktif dan kreatif.
Menurut guru produktiviti Tim Ferriss , fokus hanyalah produk untuk menghilangkan gangguan.
Catatan berkaitan: Bagaimana Mempunyai Tahun Paling Teratur dalam Hidup Anda
Oleh itu, anda mahu kawasan kerja VIP anda mempunyai apa yang diperlukan oleh VIP. Dan tidak ada yang lain.
Melalui Minda Teratur: Berfikir Lurus di Zaman Beban Maklumat :
Penemuan Jerman dalam psikologi kognitif untuk mendapatkan kawalan itu adalah dengan menjadikan perkara-perkara yang anda perlukan secara teratur dan menyembunyikan perkara-perkara yang tidak anda mahukan.
Saya sudah dapat mendengar rengekan: Tetapi saya tidak mempunyai dua pejabat! Saya hampir tidak mempunyai satu!
Ini bukan mengenai harta tanah, ia mengenai ruang mental. Meja anda boleh menjadi tempat anda merancang, tetapi VIP berfungsi di sofa.
Atau komputer desktop anda untuk persiapan, tetapi VIP berfungsi di iPad anda (yang sengaja tidak mempunyai aplikasi untuk Facebook, Twitter, dll.)
Apabila tiba masanya untuk pekerjaan VIP, anda mahukan semua yang anda perlukan untuk menyelesaikan tugas - dan tidak ada yang lain.
Persekitaran terdekat anda semestinya buat perkara yang perlu anda lakukan dengan mudah dan apa yang anda tidak perlu lakukan dengan bersungguh-sungguh .
(Untuk lebih banyak muslihat yang berjaya digunakan orang untuk menjadikan diri mereka hebat, klik di sini .)
Jadi bagaimana kita mengumpulkan semua ini?
Jumlahkan
Langkah-langkah untuk menjadi teratur dan tenang seperti Panglima Besar:
- Dapatkan perkara yang harus anda lakukan dari kepala anda dan ke satu dokumen.
- Kunci kalendar anda dan tetapkan penggera supaya anda tidak perlu memikirkan apa yang seterusnya.
- Gunakan 'batching' dan penapis sehingga anda hanya mendapat maklumat yang anda perlukan ketika anda memerlukannya.
- Pilih 'cukup baik' pada keputusan kecil supaya anda dapat fokus pada keputusan yang besar.
- Menangkap, mencuba dan mengutamakan item baru secara berkala.
- Mempunyai 'War Room' yang mengandungi apa yang anda perlukan - dan tidak ada yang lain.
Sertai lebih 100,000 pembaca. Dapatkan kemas kini mingguan percuma melalui e-mel di sini .
Anda dulu memerlukan setiausaha dengan hati-hati mengawasi telefon sepanjang hari ... kemudian datang mesin penjawab dan mel suara.
Teknologi telah berkembang sejak itu dan dengan beberapa perancangan, anda dapat menggunakannya untuk menjaga kesegaran dan mencapai perkara-perkara hebat.
Ia sukar pada mulanya. Dan, ya, anda akan tersandung. Anda perlu mengubah suai dan menyesuaikan. Tetapi seiring dengan berjalannya waktu, anda akan mengembangkan sistem peribadi yang berfungsi.
Dan anda akan belajar pelajaran yang diketahui oleh setiap VIP:
Perkara paling sukar untuk belajar mengurus adalah diri anda sendiri . Tetapi setelah anda dapat mengatasinya, anda boleh mengendalikan apa sahaja.
Karya ini pada asalnya muncul di Menyalak Pokok Yang Salah .
Kisah Ini Asalnya Muncul Pada Cogan kata