Papan tanda dipaparkan di luar ibu pejabat Google Inc. di Mountain View, California, pada 13 Oktober 2010.Kredit: Bloomberg / Getty ImagesKomunikasi di Internet Century biasanya bermaksud menggunakan e-mel, dan e-mel, walaupun sangat berguna dan kuat, sering memberi inspirasi kepada ketakutan penting pada manusia yang optimis dan bahagia. Berikut adalah peraturan peribadi kami untuk mengurangkan rasa foreboding:
1. Balas dengan pantas. Terdapat orang yang boleh dipercayai untuk segera membalas e-mel, dan mereka yang tidak dapat. Berusaha untuk menjadi salah satu yang terdahulu. Sebilangan besar orang yang paling baik - dan paling sibuk - yang kami kenal bertindak pantas melalui e-mel mereka, bukan hanya kepada kami atau beberapa pengirim tertentu, tetapi kepada semua orang. Bersikap responsif akan membuat gelung maklum balas komunikasi positif di mana pasukan dan rakan sekerja anda lebih cenderung untuk memasukkan anda dalam perbincangan dan keputusan penting, dan bersikap responsif kepada semua orang memperkuat budaya meritokratik yang ingin anda ciptakan. Tanggapan ini boleh menjadi pendek - 'faham' adalah kegemaran kita. Dan apabila anda yakin dengan kemampuan anda untuk bertindak balas dengan cepat, anda dapat memberitahu orang apa maksud bukan respons. Dalam kes kami, ia biasanya mendapat dan meneruskannya. Mana yang lebih baik daripada apa yang dimaksudkan oleh tindak balas daripada kebanyakan orang: 'Saya terharu dan tidak tahu bila atau jika saya akan maklum, jadi jika anda memerlukan maklum balas saya, anda hanya perlu menunggu di limbo sebentar lagi. Plus saya tidak suka anda. '
dua. Semasa menulis e-mel, setiap perkataan penting, dan prosa tidak berguna. Rapi dalam penghantaran anda. Sekiranya anda menerangkan masalah, tentukan dengan jelas. Melakukan ini dengan baik memerlukan lebih banyak masa, tidak kurang. Anda harus menulis draf kemudian melaluinya dan menghilangkan sebarang perkataan yang tidak diperlukan. Fikirkan tentang reaksi novelis Elmore Leonard yang lalu terhadap pertanyaan mengenai kejayaannya sebagai seorang penulis: 'Saya meninggalkan bahagian-bahagian yang orang lewatkan.' Sebilangan besar e-mel penuh dengan barang yang boleh dilangkau oleh orang lain.
3. Bersihkan peti masuk anda sentiasa. Berapa banyak masa yang anda habiskan untuk melihat peti masuk anda, hanya untuk memutuskan e-mel mana yang akan dijawab seterusnya? Berapa banyak masa yang anda habiskan untuk membuka dan membaca e-mel yang sudah anda baca? Bila-bila masa anda meluangkan masa untuk memikirkan item mana di peti masuk anda, anda harus menyerang seterusnya adalah membuang masa. Sama dengan masa yang anda habiskan untuk membaca semula mesej yang telah anda baca (dan gagal ditindaklanjuti).
Apabila anda membuka mesej baru, anda mempunyai beberapa pilihan: Baca cukup untuk menyedari bahawa anda tidak perlu membacanya, membacanya dan bertindak segera, membacanya dan bertindak kemudian, atau membacanya kemudian (patut dibaca tetapi tidak mendesak dan terlalu lama untuk dibaca pada masa ini). Pilih antara pilihan ini dengan segera, dengan berat sebelah yang kuat terhadap dua pilihan pertama. Ingatlah akronim OHIO lama: Hanya Tahan Sekali. Sekiranya anda membaca nota dan mengetahui apa yang perlu dilakukan, segera buat. Jika tidak, anda melakukan sendiri untuk membaca semula, yang merupakan 100 peratus membuang masa.
Sekiranya anda melakukannya dengan baik, maka kotak masuk anda menjadi senarai perkara yang perlu dilakukan hanya perkara rumit, perkara yang memerlukan pemikiran yang lebih mendalam (labelkan e-mel ini 'ambil tindakan', atau di Gmail tandakan sebagai dibintangi), dengan beberapa 'dibaca barang yang boleh anda rawat kemudian.
Untuk memastikan bahawa kembung tidak hanya dipindahkan dari peti masuk ke folder 'ambil tindakan', anda mesti membersihkan item tindakan setiap hari. Ini adalah aktiviti petang yang baik. Item sifar adalah tujuannya, tetapi apa-apa yang kurang daripada lima adalah wajar. Jika tidak, anda akan membuang masa kemudian untuk mengetahui senarai perkara panjang yang perlu dilihat.
Empat. Kendalikan e-mel dalam pesanan LIFO (Last In First Out). Kadang kala barang yang lebih tua dijaga oleh orang lain.
5. Ingat, anda adalah penghala. Apabila anda mendapat nota dengan maklumat berguna, pertimbangkan siapa lagi yang menganggapnya berguna. Pada penghujung hari, buatlah mental melalui surat yang anda terima dan tanyakan pada diri sendiri, 'Apa yang harus saya kirimkan tetapi tidak?'
6. Apabila anda menggunakan ciri bcc (blind copy), tanyakan pada diri sendiri mengapa. Jawapannya adalah hampir selalu bahawa anda berusaha menyembunyikan sesuatu, yang tidak produktif dan berpotensi menjadi kebiasaan dalam budaya yang telus. Apabila itu adalah jawapan anda, salin orang itu secara terbuka atau jangan salin sama sekali. Satu-satunya masa yang kami cadangkan untuk menggunakan ciri bcc adalah semasa anda mengeluarkan seseorang dari utas e-mel. Apabila anda 'membalas semua' ke rangkaian e-mel yang panjang, pindahkan orang yang tidak lagi relevan dengan utas ke bidang bcc, dan nyatakan dalam teks nota bahawa anda melakukan ini. Mereka akan berasa lega kerana ada satu nota yang kurang relevan yang menggegarkan peti masuk mereka.
7. Jangan berteriak. Sekiranya anda perlu menjerit, lakukan secara peribadi. JAUH LEBIH MUDAH untuk melakukannya secara elektronik.
8. Memudahkan untuk menindaklanjuti permintaan. Apabila anda menghantar nota kepada seseorang dengan item tindakan yang ingin anda lacak, salin sendiri, kemudian labelkan nota 'susulan.' Itu memudahkan untuk mencari dan menindaklanjuti perkara-perkara yang belum pernah dilakukan; hantar semula nota asal dengan intro baru yang bertanya 'Adakah ini selesai?'
9. Bantu diri anda mencari barang. Sekiranya anda mendapat sesuatu yang anda fikir mungkin ingin anda ingat kemudian, teruskan kepada anda bersama dengan beberapa kata kunci yang menerangkan kandungannya. Fikirkan sendiri, Bagaimana saya akan mencari ini kemudian? Kemudian, apabila anda mencarinya kemudian, anda mungkin akan menggunakan istilah carian yang sama. Ini bukan hanya berguna untuk e-mel, tetapi juga dokumen penting. Jonathan mengimbas pasport, lesen, dan kad insurans kesihatan keluarganya dan menghantar e-mel kepada dirinya bersama-sama dengan kata kunci deskriptif. Sekiranya ada perkara yang hilang semasa perjalanan, salinannya mudah diambil dari penyemak imbas mana pun.
Dipetik dari buku BAGAIMANA GOOGLE BEKERJA oleh Eric Schmidt dan Jonathan Rosenberg, dengan Alan Eagle. © 2014 oleh
Kisah Ini Asalnya Muncul Pada Masa