Tiga Kata yang Tidak Harus Anda Gunakan dalam E-mel Kerja - Dan Sebaliknya, Apa Yang Harus Diucapkan



180822-e-mel-respons Kredit: -goldy — Getty Images / iStockphoto

Anda menunggu maklum balas daripada rakan sekerja, atasan, prospek, pelanggan, bakal majikan.



Sudah lama tidak berlaku. Anda telah memeriksa folder sampah anda. Tiada apa-apa di sana.

Adakah mereka sengaja mengelakkan anda? Adakah mereka lupa? Adakah ia tidak? Adakah mereka membenci idea yang anda lontarkan? Adakah mereka membenci anda? Yang pasti anda tahu bahawa anda mahukan jawapan, tetapi anda tidak mahu tampil sebagai memaksa.





Oleh itu, anda memberikan nota kepada mereka dengan tiga kata yang mematikan itu: Hanya mendaftar masuk.

'Hanya mendaftar masuk untuk melihat apakah anda mendapat invois saya.'
'Hanya mendaftar masuk untuk melihat apakah anda telah menyelesaikan laporan yang saya minta.'
'Hanya mendaftar masuk untuk memastikan anda datang ke mesyuarat.'
'Hanya mendaftar masuk - adakah anda mendapat ini, dan adakah anda dapat bertemu dengan saya?'



Apabila kita mengatakan 'hanya mendaftar masuk', kita cuba melembutkan mesej sebenarnya: 'Jangan abaikan saya. Saya sudah memerlukan jawapan! '

Walaupun dimaksudkan untuk bersikap lembut, 'hanya check-in' tampak tidak disukai. 'Hanya' adalah kata yang biasa kita gunakan untuk meminimumkan apa yang kita katakan. Dan 'check in' mempunyai nada santai, 'biggie'. Bersama-sama, frasa berbunyi tidak betul apabila anda jelas menginginkan sesuatu.

Oleh itu, bagaimana anda boleh menindaklanjuti tanpa menjadi pemarah agresif pasif? Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat e-mel susulan yang sempurna.



Letakkan diri anda di kasut orang lain.

Berapakah jumlah item dalam peti masuk anda sendiri yang menunggu balasan? Semua orang sibuk. Perkara-perkara jatuh melalui celah-celah. Ingatlah bahawa perhatian orang ini dibahagikan dengan banyak cara yang berbeza, dan mereka mungkin tidak akan mengingatkan anda.

Rakan saya, seorang wartawan — kami akan memanggilnya Lisa — baru-baru ini mendapati perubahan perspektif ini berguna. Dia berkecil hati kerana dia menjadualkan pertemuan dengan editor majalah teratas, dan editor telah membatalkan tiga kali.

Lisa masih menunggu untuk mendengar daripada dua e-mel terakhirnya yang meminta untuk menjadualkan semula dan bertanya-tanya bagaimana dia dapat menindaklanjuti kali ketiga tanpa menemui seperti seorang psiko. 'Pertama sekali,' saya memberitahu Lisa, 'Mari kita anggap bahawa editor, dan bukannya memutuskan bahawa anda tidak layak bertemu, hanyalah manusia.'

Menjadi manusia menunjukkan bahawa anda:

  1. Ketagih untuk memeriksa e-mel anda, banyak yang anda buka semasa berbaris di kedai runcit dan biasanya menandakan sebagai belum dibaca tetapi kadang-kadang terlupa untuk melakukannya, terutamanya apabila anda menyedari juruwang menjerit 'pelanggan seterusnya' dan itu adalah anda. Walaupun anda bermaksud untuk menjawab e-mel itu ketika anda kembali ke meja anda, ia kini tersimpan di bawah yang baru.
  2. Terharu dengan semua perkara.
  3. Bersyukur, dan tidak kesal, ketika seseorang mengingatkan anda - dengan cara yang tidak bersalah - bahawa mereka sedang menunggu jawapan.

'Itu membuat saya berasa lebih baik,' kata Lisa. 'Jadi saya harus mengatakan sesuatu seperti,' Hei, hanya masuk? '

Saya menulis sesuatu untuk Lisa yang saya rasa jauh lebih berkesan:

Hai [Nama Pertama],

Dengan risiko menjadi [nudge, nag, hama], saya mengembalikan ini ke bahagian atas peti masuk anda.

Saya tahu berapa banyak yang mesti anda selesaikan sebelum anda pergi, dan saya harap saya dapat menyampaikan idea saya di hadapan anda pada masa itu.

Sekiranya perjumpaan secara peribadi sukar dijadualkan sekarang, adakah lebih mudah untuk melayari telefon? Yang saya perlukan hanyalah [bilangan] minit, dan saya boleh didapati pada bila-bila masa yang sesuai untuk anda.

Tidak sabar untuk mendengar kembali.

Terima kasih banyak-banyak,
Lisa

Ianya berhasil! Lisa mendapat maklum balas dari editor, dan menjumpai pertemuan.

Bersikap langsung tetapi memahami.

Daripada mengatakan, 'Hanya mendaftar masuk', berikut adalah beberapa pilihan yang terasa lebih asli. Masing-masing melakukan tugas penting untuk mengingatkan tanpa menghukum. Ada yang lebih banyak butang, ada yang lebih biasa. Pilih satu berdasarkan hubungan anda dengan penerima.

  • Saya berpusing kembali untuk melihat sama ada anda berpeluang memikirkan perkara ini.
  • Saya melayangkan ini kembali ke bahagian atas peti masuk anda.
  • Saya tahu berapa banyak yang anda ada di pinggan anda, jadi saya akan meletakkan ini di hadapan anda sekali lagi dan akan menyukai hasilnya.
  • Saya ingin berhubung dengan anda mengenai [idea, isu, projek, peristiwa] ini.
  • Dengan risiko menjadi [orang yang terlalu suka makan, mengomel, menggerogoti], saya akan masuk ke peti masuk anda sekali lagi untuk melihat apakah kita dapat meneruskannya.
  • Saya harap ini adalah masa yang sesuai untuk kembali bersama anda.
  • Saya harap ini adalah masa yang tepat untuk memilih perbualan ini.
  • Hai! Saya di sini untuk mengingatkan anda tentang perkara ini lagi.

Tawarkan jawapan yang mudah, keluar, atau alternatif.

Selalunya, orang tidak menjawab e-mel kerana memerlukan jawapan yang panjang dan bijaksana. Jadikan respons mereka semudah mungkin dengan salah satu pilihan ini.

  • Sekiranya perjumpaan secara peribadi sukar dijadualkan sekarang, adakah lebih mudah untuk melayari telefon selama [10, 20, 30] minit?
  • Sekiranya sekarang bukan masa yang tepat, saya dengan senang hati akan menindaklanjutinya minggu depan. Sekiranya itu sesuai untuk anda, tekan saja saya dengan 'Ya, minggu depan' dan saya akan menghubungi anda kemudian.
  • Sekiranya saya tidak mendengar kembali minggu ini, saya akan menganggapnya sebagai pas buat masa ini.
  • Sekiranya ada orang lain yang harus saya arahkan, sila beri nama saya dan saya dengan senang hati akan menerimanya (saya berjanji akan meninggalkan anda dari sana-sini).

Ungkapan-ungkapan ini telah membantu saya dalam menghantar dan menerima e-mel susulan yang berkaitan dengan perniagaan penulisan iklan saya .

Sekiranya anda masih tersekat, isikan tempat kosong ini.

Anda mungkin mempunyai e-mel yang perlu anda ikuti sekarang, jadi di sini templat yang boleh anda gunakan untuk membersihkannya dari senarai tugasan anda.

Hai [Nama Pertama],

Dengan risiko [mengganggu, mengganggu anda, mendorong anda gila, terlalu kuat], saya [berpusing ke belakang, menindaklanjuti, memindahkan ini ke bahagian atas peti masuk anda, meletakkan ini di hadapan anda sekali lagi, dengan riang memburu anda ].

Saya tahu betapa sibuknya anda [isikan dengan perincian khusus jika boleh].

[PILIHAN: Tambahkan pujian, seperti: Ngomong-ngomong, saya suka posting, perbincangan, wawancara baru-baru ini. Sangat memberi inspirasi!]

Ingin menjadikan ini semudah mungkin untuk anda. Adakah lebih baik jika kita [mencadangkan cara alternatif untuk berkomunikasi]?

Tidak sabar untuk mendengar kembali. [PILIHAN: Tawarkan kemudahan, seperti: Jika tidak, saya anggap ia adalah pas buat masa ini atau jika ini bukan masa yang tepat, ucapkan kata itu dan saya akan kembali bulan depan.]

Seimbangkan ketekunan dengan kesabaran.

Selalu baik untuk menindaklanjuti, terutamanya jika anda menyatakannya. Tetapi sebelum anda melakukannya, pertimbangkan soalan: Adakah benar-benar mendesak untuk mendapatkan jawapan sekarang, atau adakah anda adil mahu satu? Sangat berguna untuk mendaftar masuk dengan diri anda sendiri.

Cuma jangan katakan 'hanya mendaftar masuk.'

Kisah Ini Asalnya Muncul Pada